Einleitung

Der Scheduler ist ein Terminbuchungsportal, das Sie bei der Einhaltung der Coronaschutzverordnung (CoronaSchVO) unterstützt. Die Anwendung unterteilt sich in eine Frontend für die Benutzer, die einen Termin reservieren wollen, und das Backend, in dem die Angebote verwaltet werden.

Diese Dokumentation dient als Anleitung für Benutzerinnen und Benutzer zur Administration der Angebote.

Klicken Sie links im Inhaltsverzeichnis auf ein bestimmtes Thema, um direkt zum entsprechenden Abschnitt zu springen.

Der Scheduler befindet sich derzeit im erweiterten Pilotbetrieb. Deshalb ist die geplante Funktionalität noch nicht vollständig umgesetzt. Wir haben uns entschieden Ihnen so frühzeitig wie möglich eine Version zur Verfügung zu stellen, um Sie schnellst möglich bei der Umsetzung der Hygiene-Bestimmungen zu unterstützen. Aus diesem Grund ist diese Dokumentation noch unvollständig und wird laufend erweitert.

Mandanten

Unter einem Mandanten werden die Angebote einer Fakultät, Einrichtung oder eines Instituts gebündelt.

Mandanten können nur durch die Diensteentwicklung des RRZK eingerichtet werden. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an diensteentwicklung-rrzk@uni-koeln.de

Mandant auswählen

Bitte wählen Sie zunächst den Mandanten aus dem Dropdown-Menü und klicken Sie dann auf den Button Auswählen.

Anmeldung

Das anschließende Login meldet Sie bei dem ausgewählten Mandanten an.

Berechtigte Benutzer (Manager)

Nur Benutzer, denen die Rolle Manager zugewiesen wurde können das Backend eines Mandanten nutzen. Die initiale Einrichtung eines Managers erfolgt im Rahmen der Einrichtung des Mandanten durch die Diensteentwicklung des RRZK. Weitere Manager können dann durch diesen eingerichtet werden.

Fakultäts Manager

Fakultäts Manager können diese Rolle an weitere Benutzer vergeben oder ihnen wieder entziehen, sowie die Institutionen ihrer Fakultät administrieren.

Weiterhin haben sie alle Rechte, die Instituts Manager besitzen.

Instituts Manager

Instituts Manager können diese Rolle an weitere Benutzer vergeben oder ihnen wieder entziehen, sowie die Angebote ihrer Institute administrieren.

Angebots Manager

Angebots Manager können diese Rolle an weitere Benutzer vergeben oder ihnen wieder entziehen, sowie die ihne zugeordneten Angebote administrieren.

Direkt-Link

Im Rahmen der Einrichtung erhalten Sie einen Link, mit dem die Auswahl des Mandanten übersprungen werden kann. Darüber können Sie von Ihrer Web-Seite direkt in Ihre Angeboten in Front und Backend verlinken.

Angebote

Unter diesem Menüpunkt werden Ihre Angebote verwaltet.

Angebotliste

Es erscheint einen Liste aller Angebote. Durch Klick auf ein Angebot gelangen Sie zur Buchungsübersicht dieses Angebots.

Existiert zu Ihrem Mandanten nur ein Angebot, gelangen Sie automatisch zur Buchungsübersicht dieses Angebots.

Neues Angebot anlegen

Ein neues Angebot zu Ihrem Institut/Seminar können Sie in der Instituts/Seminar-Übersicht anlegen. Eine genauere Beschreibung entnehmen Sie bitte dem zur Feld gehörenden Tooltip.

Angebot bearbeiten

Ein bestehendes Angebot zu Ihrem Institut/Seminar können Sie in der Instituts/Seminar-Übersicht durch Klick auf das Angebot bearbeiten.

Buchungsübersicht zu einem Angebot

Blöcke

Ein Block spiegelt Ihre Öffnungszeiten zu einem Angebote an einem konkreten Tag wider:

Montag, 28.9.2020 9:00-12:00 Uhr

Block Menü

Das Block Menü öffnet man durch einen Klick auf die drei Punkte in der obersten Zeile der Tabelle.

Neuer Block

Über diesen Menüpunkt erstellen Sie einen neuen Block für den aktuell ausgewählten Tag. Dabei werden automatisch die entsprechenden Slots generiert. Einmal erzeugt haben Änderungen im Bereich "Werte zur initialen Erzeugung der Slots" keine Auswirkung mehr.

Tag kopieren

Um einen Tag zu kopieren müssen Sie sich in der Tagesansicht befinden. Sie können den aktuell angezeigten Tag auf ein Wunschdatum kopieren.

Woche kopieren

Um eine Woche zu kopieren müssen Sie sich in der Wochenansicht befinden. Sie können die aktuell angezeigte Woche auf ein Wunschdatum kopieren. Wählen Sie dazu einfach einen beliebigen Tag der Zielwoche aus.

Slots

Ein Slot liegt in einem Block und definiert wieviele Benutzer gleichzeitig einen Termin haben dürfen:

Montag, 28.9.2020 9:00-9:30 Uhr, 8 Benutzer

Slot Menu

Buchung durchführen

Sie können über diesen Menüpunkt stellvertretend für einen Nutzer eine Buchung anlegen.

Suchen Sie nach Nachname, Uni-KIM-Account oder Matrikelnummer und wählen einen Treffer aus.

In das Feld zusätzliche Informationen können Sie wichtige Informationen die Buchung betreffend eintragen.

Startseite Buchungsübersicht

Auf dieser Seite können Sie dann…

Accountverwaltung

In der Accountverwaltung können Sie schon existierenden Benutzern Berechtigungen gewähren oder wieder entziehen. Noch nicht in der Datenbank vorhandene Benutzer können aus dem UniKIM in die Anwendung übernommen werden.

Existierende Benutzer suchen

Geben Sie die Suchkriterien in den Feldern ein. Die Werte müssen nicht vollständig sein. Nach Klick auf den Button filter werden die Treffer unter darunterliegenden Liste angezeigt. Aus Datenschutzgründen wird eine Liste ohne Suchkriterien nicht angezeigt. Ein Klick auf den Benutzername in der Trefferliste führt Sie zur Bearbeitung der Berechtigungen dieses Benutzers.

Finden Sie einen Benutzer nicht, könnte es sein, dass dieser noch nicht in der Datenbank angelegt ist. In diesem Fall können Sie über den Button hinzufügen diesen Benutzer aus dem UniKIM hinzufügen.

Benutzer hinzufügen

Klicken Sie auf den Button hinzufügen. In dem Popup geben Sie bitte Nachname, uniKIM oder Matrikelnummer ein. Die Suche im UniKIM erfolgt automatisch. Wählen Sie in der Trefferliste den gesuchten Benutzer aus. Anschließend können Sie mit dem Button Anlegen diesen Benutzer in die Datenbank übernehmen.

Benutzer bearbeiten

Je nach Ihren eigenen Berechtigungen (Fakultäts-, Instituts-, Angebotsmanager) können Sie diese Berechtigungen an Benutzer vergeben oder diese Benutzern wieder entziehen.

Templates

HowTos

Hier beschreiben wir exemplarisch, wie Sie wichtige Aufgaben im Scheduler realisieren können

Contact Tracing für Lehrveranstaltungen und Prüfungen in Präsenz

Die Anwesenheit von Studierenden in Präsenzveranstaltungen und Präsenzprüfungen soll mit Hilfe der Scheduler-Anwendung erfasst werden. Alle Lehrveranstaltungen und Prüfungen mit Präsenzterminen werden zu diesem Zweck automatisch aus KLIPS 2.0 in den Scheduler übertragen. Studierende können ihre Anwesenheit selbst im Scheduler erfassen. Falls Sie als Lehrende*r oder Prüfungsverantwortliche*r Anwesenheiten erfassen möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Melden Sie sich mit Ihrem Uni-Account im Scheduler (https://grails-prod.rrz.uni-koeln.de/sched-adm) an.
Wählen Sie den Bereich "Präsenzlehre/-prüfungen". Sie erhalten jetzt eine Liste Ihrer aktuellen Veranstaltungen/Prüfungen.
Wählen Sie die gewünschte Veranstaltung/Prüfung. Sie gelangen jetzt in die Wochenübersicht zur ausgewählten Veranstaltung/Prüfung, in der die aus KLIPS 2.0 übernommenen Teilnehmer*innen angezeigt werden.
Klicken Sie auf den Check-In-Button, um die Anwesenheit einer*eines Studierenden zu erfassen.
Teilnehmerinnen, die nicht aus KLIPS übertragen wurden, können Sie ad hoc über das Slot Menü nacherfassen. (siehe Buchungen durchführen im Slot Menu)
Klicken Sie nach dem Ende der Veranstaltung auf den Check-Out-Button, um das Ende der Anwesenheit zu erfassen.

Einführungsveranstaltung für Erstsemester

Ein Einführungsveranstaltung soll auf zwei Termine verteilt stattfinden.

Veranstaltung als Angebot anlegen

Zuerst muss die Veranstaltung angelegt werden.

Figure 1. Dazu wechseln Sie im Menü zu " Institute & Seminare".

In der Zeile des entsprechenden Instituts/Seminars finden Sie den Button "Angebot hinzufügen".

Figure 2. Über einen Klick auf diesen Button definieren Sie Ihr neues Angebot.

Figure 4. Über einen Klick auf diesen Button definieren Sie die Sprechstunde.

Dokumentation Scheduler der Universität zu Köln (Backend)